紙書類の電子化で削減できるコストって何?!

昨今、オフィスなどで扱われるデータの電子化が進んでいます。パソコンで作成した資料や書類は、再利用性やエコ、コスト削減のために紙に印刷せずに活用することが当たり前になって来ました。 ペーパーレス化を目指す企業も増えています。

しかし、自社では電子化しているが、取引先から送られてくる資料が紙のため、紙書類が減らない、管理が煩雑になっているなどの状況に陥っていませんか? あるいは、一部の業務では、紙のほうが効率がいいからといって、電子化できる部分も紙のままにしてしまっていませんか?

実は、紙書類は置いておくだけでもコストがかかっていることにお気づきでしたか?
そして、紙の保存コストについて考えたことはありましたか?

一般的に、書類は、企業の成長とともに増加します。扱う書類によっては、5年10年の長期保存が必要な書類が出てきます。 今は、少なくて管理が簡単でも、将来的には大変になることが予想されるでしょう。 そうすると将来の紙書類の保存コストも気にせずにはいられなくなるはずです。

紙書類保存コスト シミュレーター
現在お持ちのキャビネット数
1日に増加する紙書類の枚数
賃料(坪単価)
1年後の維持コストは、月額______円で、キャビネット数が___個になるでしょう。
TECHSTAN ARCHIVE CLOUD (TAC)を導入すると
______プランで年間______円のコスト削減が可能です。
※結果はあくまでも予測です。
企業成長と保管書類の増加

一般的なキャビネット8本分の維持費は、
月額48,000円
※東京エリアの平均賃料を1坪12,000円で換算し、1坪にキャビネット2本設置する場合

電子化してTACで管理する場合のコストは、Smallプランを利用すると
月額4,980円で済みます。
結果、月々43,020円のコストが、
年間で516,240円のコスト削減ができるかもしれません。
※1キャビネットに厚さ5cmのバインダーが60冊(3万枚の書類)入り、書類1枚の電子データを200KBとして換算した場合

TACを利用するメリット

point.1自動削除機能で廃棄処理が簡単!

書類はいつか必ず廃棄する必要があります。
紙文書の場合、処分するものに目印をつけておいても、一つ一つ探しだす必要があり、とても面倒な作業になります。
一方、TACでは保存期間設定機能を利用すると、全自動で不要な書類を廃棄できるようになります。
結果、業務効率UPにつながります。

point.2スムーズな情報共有!

紙の書類を多人数で共有する場合、コピーを用意したりする必要があります。
コピー出来ないものは、順番待ちをするなど欲しい情報をすぐに手にできない時が出てきます。
しかし、電子化しておけば、複数人で同時に同じ書類にアクセスできるようになります。
結果、作業効率がUPします。

point.3欲しい情報がすぐ見つかる!

紙書類を扱う上でのコストは、保存コストだけではありません。
欲しい情報を探しだすコストが一番大きいのです。
例えば、時給1,500の社員10人が1日30分間を書類探しに当てていたら、1日のロスは7,500円になります。
1ヶ月(20日)で、150,000円のロスです。
TACの全文検索機能で検索時間を減らし1/5にできればロスは30,000円まで抑えられるでしょう。

紙文書の電子化ソリューション

TECHSTANでは、紙書類の電子化という手間と時間のかかる作業のトータルコーディネートをソリューションにて提供しております。
お預かりした文書保管箱から依頼文書をスキャンし、PDFファイルを作成いたします。

solution. A電子化後の原本は消却

ソリューションA-電子化後は廃棄

solution. B電子化後の原本は保存

ソリューションB-電子化後は倉庫で保存

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直感的な操作性! まさに電子書庫!

書庫・キャビネット・バインダー・ファイルサムネイル表示

なぜ、ファイルサーバじゃダメなのか!

普通のファイルサーバだと好きなようにフォルダが作れて、好きなようにファイルを置け、自由に操作できました。
しかし、共同で利用していると、「初めは整理されていたものがいつの間にかぐちゃぐちゃになっていた」という経験がないでしょうか?
特に、「フォルダ階層が深くなっていてファイルが何処にあるのかわからない」という問題をよく聞きます。

実は、この原因は、ファイルサーバを利用するユーザがどれだけファイルの保管ルールを意識しているかにあります。
実際、全員が予め決められた保管ルールに従って利用していれば、このような問題は防げるのです。
しかしながら、常にルールを意識しながら使うことは難しく、忘れるたびにルールを確認する必要が出てくるとなると面倒極まりないです。
また、人の入れ替わりや人事異動により書類の引き継ぎ時などに、ごちゃごちゃになった「ファイルサーバに資料があるよ」とだけ言われた時には、 そこから欲しい書類を見つけ出すのは至難の業です。

では、どうすればこの問題を解決できるのでしょうか?
答えは、簡単です。万人がサーバにアクセスした瞬間に一目見て保管ルールを理解出来きるようにしておくだけでいいのです。
すごく難しく聞こえるかもしれませんが、実は簡単なことです。

電子書庫でさらなる利便性を!

TECHSTAN ARCHIVE CLOUD (TAC)では、実際の書庫・キャビネット・バインダーをイメージさせることで、実現します。
たった、これだけのことでいいの?と思うかもしれませんが、これだけで十分効果があります。

まず、グラフィックが普段から目にするものなので、紙書類を扱うのと同じ感覚で整理できます。 そのため、初めての方でも直感的にどこに何があるのか素早く把握できるようになり、適切な保存場所を見つけやすくなります。
次に、3階層に限定しているということは、「いつの間にかフォルダの階層が深くなりすぎる」といった問題の解決につながります。 さらに、ファイルはバインダーの中に綴じるのが普通だから、ファイルとフォルダが同じ階層に共存することもなく、探す時にはバインダー内だけを見ればいいのです。

単に、見た目を書庫にするだけでは、芸がありません。電子化するからには、より便利でなくてはなりません。
TACでは、中小企業に限らず、様々な現場での業務の引き継ぎ時に発生する問題を解決する機能を備えています。

point.1作成理由・目的が確認できる!

ファイルサーバを利用していると、名前からでは「どういう目的で作成したフォルダなのか」がすぐに判断できないことがよくあります。
以前作成したことを忘れて、「同じ目的のフォルダを別名で作成していた」なんてこともあるはずです。
TACでは、書庫からファイル一つ一つに至るまでコメントを付けておくことができるので乱立を防げます。

point.2欲しい書類をすぐに見つけ出せる!

いくら整理されていても欲しい書類の場所に検討がついていないと探しだすにのも時間がかかります。 TACでは、ファイル名だけなくファイル内の単語やファイルに付けたコメントをもキーワードとして全文検索を行うことが可能です。

point.3ダウンロードしなくても中身が見られる!

書類の引き継ぎ時には、中身を確認するという作業も必ず発生します。そこで意外と時間がかかるのは、ファイルを開くという操作です。 また、欲しいものかどうかは1ページ目を見れば分かるけど、開かないとわからないという場面も多々あると思います。
仮に、ファイルが表示されるまでの時間を1秒、確認する時間に2秒掛かったとすると、10ファイル見るだけでも30秒かかります。
TACでは、1度に最大60ファイルをサムネイルで確認できるので、30秒かかる作業も素早く終わります。
さらに、プレビュー機能を使えば、1ページ目だけでなく、全てのページを本をめくるように表示できます。

検索時間比較

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このような問題、解決できます!

  • 業務を行う上で、ドキュメントの管理が煩雑・・・
  • 業務の対応方法が状況によってわからない・・・
  • チームのコミュニケーションがうまくとれていない・・・

業務のパフォーマンスを改善するためには、

  • 安くて管理しやすいファイルサーバが必要だ。
  • 複数人で利用するからユーザ単位の認証機能 も要る。
  • 障害などでデータが消えてしまわないようにバックアップされていると安心。
  • 社内だけでなく社外からでも安全に利用したい。
  • 書類を探す時間短縮のためにファイル内の単語で検索 したい。
  • プロジェクト毎に簡易会議が出来ればいいな。

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ファイルサーバとの比較

単純なファイルサーバ TECHSTAN ARCHIVE CLOUD (TAC)
ファイル名でしか検索できない・・・ ファイルの中の単語も対象に検索できる!
Officeなどのソフトがないとサムネイルで見られない・・・ Officeなどがなくてもサムネイルで見られる!
ファイルをダウンロードしないと中身を確認できない・・・ ダウンロードしなくても中身を閲覧できる!
バージョン管理は、バックアップに依存する・・・ 自動でバージョン管理が行われ、自由に復元もできる!
ウィルスチェック機能がない・・・ アップロード時にウィルスチェック!& 定期的チェック!
ユーザ管理には別途ADやLDAPが必要・・・ ユーザ管理・組織管理機能がある!
操作ログ取るには別途ツールが必要・・・ 「誰が」「いつ」「どこで」「何をしたか」が簡単にわかる!
アクセス制限の管理が大変・・・ 簡単にアクセス制限を管理できる!
古いファイルの削除が面倒・・・ 有効期限を設定しておけば自動削除できる!

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